Adatkezelési Szabályzat

A Kirchhoff Hungária Kft. mindig a legmegfelelőbb jelöltet igyekszik megtalálni, tekintet nélkül a jelölt faji és etnikai hovatartozására, politikai beállítottságára, vallására vagy filozófiai meggyőződésére, szakszervezeti tagságára, egészségére vagy szexuális életére.

Kérjük, hogy ne osszon meg velünk semmilyen az előző, vagy jelenlegi munkahelyével kapcsolatos üzleti titkot vagy vállalati információt.

Köszönjük a közreműködését!

A Kirchhoff Hungária Kft által végzett adatkezelési tevékenységek tájékoztatója és nyilvántartása

A Kirchhoff Hungária Kft (székhely: 2500 Esztergom, Mátyás király u. 52.,
cégjegyzékszám: 11-09-010701, adószám: 13216054-2-11,
e-mail: esztergom.hu [at] kirchhoff-automotive.com,
önállóan képviseli: Körtvélyessy Géza ügyvezető),

mint adatkezelő fontosnak tartja ügyfelei és minden egyéb érintett természetes személy (továbbiakban: érintettek) adatkezeléshez kapcsolódó jogának tiszteletben tartását és érvényre juttatását, ezért ezúton tájékoztatja az érintetteket, hogy tiszteletben tartja az érintettek személyhez fűződő jogait, és adatkezelése során a magyar hatályos jog anyagi és eljárásjogi szabályai, a mindenkor hatályos Belső Adatvédelmi Szabályzat, valamint egyéb más belső szabályzatok értelmében jár el.

Jelen adatvédelmi Tájékoztató az Adatkezelő Belső Adatvédelmi Szabályzatának (továbbiakban: Szabályzat) rövid kivonata, amely azzal a céllal jött létre, hogy az érintetteket tömören tájékoztassa az Adatkezelő egyes adatkezelési tevékenységeiről, valamint releváns szabályairól. Jelen dokumentum a Szabályzat mellékletének tekintendő, és a Tájékoztatóban nem tárgyalt kérdéskörök, témák vonatkozásában a Szabályzat, valamint a vonatkozó jogszabályok rendelkezései az irányadóak, és ezekkel együtt értelmezendő. A Tájékoztató és a Szabályzat teljes terjedelmében folyamatosan elérhető az adatkezelés tényleges helyszínén, a 2500 Esztergom, Mátyás király u. 52. sz. alatt.

Az áttekinthetőséget szolgálandó, az Adatkezelő kérdezz-felelek formátumban, valamint ahol lehetett, táblázatban jelenítette meg a tudnivalókat, szükség esetén példával magyarázva. Az átláthatóságot az is segíti, hogy minden adatkezelés önálló oldalon került meghatározásra.

Kik az érintettek?

Az érintettek körei: Érintett minden, bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy, akinek adatait az Adatkezelő kezeli. Az érintettek tehát elsődlegesen az érdeklődők, a természetes személy ügyfelek, a saját Munkatársak, az Adatkezelő természetes személy Partnerei, nem természetes személy Partnereinek képviselői, kapcsolattartói, esetleg egyéb munkavállalói. Az érintettek körei az egyes adatkezelések során pontosan meghatározásra kerültek.

Kik kezelik az adataimat?
Az adatokat az Adatkezelő Munkatársai, kizárólag a feladataik elvégzéséhez elengedhetetlenül szükséges mértékben kezelhetik.

Ad át, továbbít adatot az Adatkezelő más részére?

Személyes adatok feldolgozását alapvetően az Adatkezelő látja el.

Adatkezelő az érintett által meghatározott adatait Partnerei számára akkor továbbíthatja, ha az adatkezelés jogalapja tisztázott (pl. érintett előzetesen és önkéntesen hozzájárult) ÉS az adat az adatkezeléshez szükséges.

Milyen jogaim vannak?

Az Info tv., valamint az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete alapján az érintett jogai a következők: a tájékoztatás joga, a helyesbítés joga, a törléshez való jog, az „elfeledtetéshez való jog”, az adatok zároláshoz/korlátozáshoz való jog, tiltakozáshoz való jog, bírósághoz fordulás joga, hatósághoz fordulás joga.

Az egyes jogok részletes meghatározásai, korlátai a Szabályzatban kerültek meghatározásra.

Hol és hogyan kérhetek részletes tájékoztatást az adatok kezeléséről, továbbításáról, valamint hol és hogyan élhetek jogaimmal?

Adatkezelő felhívja az érintettek figyelmét, hogy az érintettek tájékoztatás kérésüket, valamint egyéb jogaik gyakorlását – ha azt jogszabály ki nem zárja – az esztergom.hu [at] kirchhoff-automotive.com e-mail címre, vagy Adatkezelő más elérhetőségre küldött nyilatkozattal tehetik meg. Az Adatkezelő a nyilatkozatot a beérkezéstől számított legrövidebb időn, de maximum 15 napon belül megvizsgálja és megválaszolja, valamint megteszi a szükséges lépéseket a nyilatkozatban, a Szabályzatban, valamint jogszabályban foglaltak alapján. Amennyiben együttes, közös adatkezelés történik, úgy az érintett bármely adatkezelőnél élhet jogaival.

Hova fordulhatok az önrendelkezési jog megsértése esetén?

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
www: http://www.naih.hu
e-mail: ugyfelszolgalat [at] naih.hu

Kiskorúakat sértő, gyűlöletkeltő, kirekesztő tartalmakkal, helyreigazítással, elhunyt személy jogaival, jó hírnév megsértésével kapcsolatos jogainak megsértése esetén:

Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság
1015 Budapest, Ostrom u. 23-25.
Levélcím: 1525. Pf. 75
Tel: (06 1) 457 7100
Fax: (06 1) 356 5520
E-mail: info [at] nmhh.hu

Az érintett a jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, az Adatkezelő köteles bizonyítani.

Abban az esetben, ha az Adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével az érintett személyiségi jogát megsérti, az érintett az Adatkezelőtől sérelemdíjat követelhet.

Az Adatkezelő hogyan gondoskodik az adataim biztonságáról?

Adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról. Ennek érdekében megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

Az adatbiztonság szabályainak érvényesüléséről az Adatkezelő a Belső Adatvédelmi Szabályzattól és jelen Tájékoztatótól tartalmilag és formailag elkülönülő belső szabályzatok, utasítások, eljárási rendek útján (is) gondoskodik.

Adatkezelő az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintettel van a technika mindenkori fejlettségére és több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene.

Az Adatkezelő az informatikai védelemmel kapcsolatos feladatai körében gondoskodik különösen:

• A jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet biztosító intézkedésekről, ezen belül a szoftver és hardver eszközök védelméről, illetve a fizikai védelemről (hozzáférés védelem, hálózati védelem);

• Az adatállományok helyreállításának lehetőségét biztosító intézkedésekről, ezen belül a rendszeres biztonsági mentésről és a másolatok elkülönített, biztonságos kezeléséről (tükrözés, biztonsági mentés);

• Az adatállományok vírusok elleni védelméről (vírusvédelem);

• Az adatállományok, illetve az azokat hordozó eszközök fizikai védelméről, ezen belül a tűzkár, vízkár, villámcsapás, egyéb elemi kár elleni védelemről, illetve az ilyen események következtében bekövetkező károsodások helyreállíthatóságáról (archiválás, tűzvédelem).

Egyéb információk

A GDPR 30. cikk. 1. bek. d) pontja szerinti információ: Személyes adatok feldolgozását alapvetően az Adatkezelő látja el, vagy ha a feladatot kiszervezi, úgy abban az esetben azt a Belső Adatvédelmi Szabályzat I. sz. függelékében meghatározott adatfeldolgozó(k) látja/látják el. Ebben az esetben az adatfeldolgozók felé ad át adatot az Adatkezelő és felel az adatfeldolgozók tevékenységéért.

A GDPR 30. cikk. 1. bek. g) pontja szerinti információ: Adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról. Ennek érdekében megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Milyen adatkezelési tevékenységeket végez az Adatkezelő és milyen célból, mennyi ideig kezeli az adataimat?

Álláspályázatra jelentkezők adatainak kezelése

Ide tartozik minden elérhető módon történő álláspályázatra jelentkezés, például a weboldalon keresztül, e-mail-en, papír alapon. Ide tartozik a „berepülő önéletrajzok” kezelése is.

1. Adatkezelő lehetővé teszi az érintettek számára, hogy az általa meghirdetett álláspályázatra jelentkezzenek az álláspályázatban szereplő úton vagy módon.

Az álláspályázat kiírásában már az Adatkezelő adatkezelési tájékoztatást helyezett el, így az érintett ennek tudatában, ismeretében jelentkezik.

2. Az álláspályázatra történő jelentkezés önkéntes hozzájáruláson alapul.

3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelő által meghirdetett álláspályázatra, vagy kiírt álláspályázat nélkül jelentkezik.

4. A kezelt adatok köre és célja a weboldalon keresztül történő jelentkezés esetén:

név azonosítás
cím azonosítás
e-mail cím * azonosítás, kapcsolattartás
telefonszám * kapcsolattartás
csatolt önéletrajz adatai jelentkezéshez kerül felhasználásra
adatvédelmi tájékoztató
megismerésének jelzése későbbi bizonyíthatóság
hozzájárulás Adatkezelő belüli továbbításhoz és további tároláshoz későbbi bizonyíthatóság

5. A kezelt adatok köre és célja a weboldalon kívül történő jelentkezés esetén/önéletrajz esetén:

név* azonosítás
szül. hely, idő azonosítás
megpályázott pozíció neve* jelentkezés beazonosításához kerül felhasználásra
különleges adat, pl. egészségügyi adat különleges adat kezelésére csak akkor kerül sor, ha az a pozíció betöltésének elbírálásához szükséges
tapasztalatok korábbi munkahely neve és az ott eltöltött időszak* pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
tapasztalatok – pozíció leírása* pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
iskolai végzettség* pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
idegen nyelv ismeret, idegen nyelv és ismeret foka* pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
csatolt önéletrajz egyéb adatai pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
csatolt motivációs levél pozíció betöltésének elbírálásához kerül felhasználásra
adatok jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez való hozzájárulás jelzése, ha az érintett nem nyer felvételt ki nem választás esetén történő adatkezelés jogalapjához szükséges

6. Az adatkezelés célja a jelentkezés, valamint a kapcsolattartás.

7. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat:

a. Érintett az álláspályázat (álláshirdetés) szerinti úton, módon eljuttatja adatait az Adatkezelő részére, vagy álláskiírás nélkül jelentkezik.

b. Amennyiben érintett a weboldalon keresztül jelentkezik, úgy adatai biztonságos csatornán keresztül érkeznek meg az Adatkezelő számára.

c. Amennyiben már meglevő Munkatárs ajánl egy érintettet, úgy a Munkatárs feladata és felelőssége az érintett hozzájárulásának bekérése adatainak Adatkezelő felé történő továbbítása céljából, tehát ebben az esetben a Munkatárs válik adatkezelővé.

d. Adatkezelő a kiválasztási folyamat során a jelentkezéseket összeveti a betölteni kívánt pozíció megkívánt, és a munkaviszony/egyéb jogviszony létrehozásának feltételeivel (ha kiírt álláspályázatra történt a jelentkezés), és az összevetés alapján a legmegfelelőbb személyeket személyes interjúra hívja be. Ha nem kiírt álláspályázatra történt a jelentkezés, az Adatkezelő mérlegeli a pályázat, és így a személyes adatok felhasználását, a személyes interjút.

e. A kiválasztás folyamata a személyes interjúval, és adott esetben alkalmassági teszt kitöltésével folytatódik.

f. A kiválasztás esetén, ha az érintett jelentkező olyan pozíciót tölt be, amely kapcsán az erkölcsi alkalmasság releváns, az érintett erkölcsi bizonyítványt szerez be. A kiválasztás folyamata az érintettel történő szerződéskötéssel ér véget azzal a megjegyzéssel, hogy a ki nem választott érintettek adatait az Adatkezelő csak abban az esetben kezelheti továbbá, ha ahhoz az az érintettek külön hozzájárultak, azt külön, bizonyítható módon kérték.

g. Adatkezelő jelzi a kiválasztás eredményét a jelentkező érintettek felé, és kéri a hozzájárulást az adatok további, a jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez ugyanilyen vagy hasonló, vagy az érintett kompetenciáinak megfelelő álláspályázatra jelentkezésre, amennyiben ilyen hozzájárulást az érintett korábban nem adott.

h. Adatkezelő az ilyen hozzájárulásokat az adatokhoz kapcsolja és eltárolja.

8. Érintett tudomásul veszi, hogy amennyiben álláspályázatra jelentkezés során referencia személyt adott meg, e személlyel az Adatkezelő felveheti a kapcsolatot az érintett szakmai tapasztalatainak ellenőrzése céljából.

9. Adatkezelés időtartama:

a. Az Adatkezelő a felvételt nem nyert és hozzájárulást nem adott érintettek adatait kezeli (tárolja) a cél megvalósulását (pozíció betöltését) követő 6 hónapig jogos érdekből, konkrétan abból a célból, hogy az Adatkezelő bizonyítani legyen képes, ha az Egyenlő Bánásmód Hatóság vele szemben eljárást kezdeményez,

b. felvételt nem nyert érintett hozzájárulása alapján a jelentkezést követően a hozzájárulásban meghatározott ideig, vagy

c. érintett időközben tett törlési igényének teljesítéséig.

10. Az adatkezelés módja: elektronikusan és papír alapon, manuálisan automatizáltan történik.

11. Adatok forrása: közvetlenül az érintettől.

12. Adatközlés: felvételt nem nyert érintett adata harmadik fél számára nem kerül közlésre, a felvételt nyert érintett jogszabályban (pl. 2017. évi CL. tv.) meghatározott adatait az I. sz. mellékletben meghatározott könyveléssel/bérszámfejtéssel megbízott adatfeldolgozó felé átadja, amelyről tájékoztatja az érintetteket.

13. Szervezési és technikai intézkedések a kezelt adatok védelme érdekében: lásd külön fejezetben.

14. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: az adatkezelés kapcsán ilyen nem történik.

15. A *-gal jelölt adatokkal kapcsolatban az Adatkezelő felhívja a figyelmet arra, hogy amennyiben az érintett azokat az Adatkezelő számára nem szolgáltatja, úgy az Adatkezelő a szolgáltatás nyújtását (adatkezelést) megtagadja.

Felvételi alkalmassági vizsgálatokkal (tesztekkel) kapcsolatos adatkezelés

1. Az alkalmassági vizsgálatoknak alapvetően 2 típusa van;

a. munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy

b. ilyet nem ír elő munkaviszonyra vonatkozó szabály, de a munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükség van adott kompetencia vizsgálatára.

Jelen adatkezelés az Adatkezelő által, az 1.b pontban meghatározott körbe eső vizsgálatokkal kapcsolatos folyamatot és feladatot tartalmazza és nem foglalkozik azokkal az alkalmassági vizsgálatokkal (pl. egészségügyi vizsgálat), amelyet jogszabály ír elő kötelezően.

A jelen megfogalmazás szerinti adatkezelés történik például prediktív teszt vagy operátori teszt alkalmazása esetén.

2. Az alkalmassági vizsgálatokkal, tesztekkel kapcsolatos adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul.

3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki önkéntesen hozzájárul adott álláskiírással kapcsolatos alkalmassági vizsgálatban történő részvételhez.

4. A kezelt adatok köre és célja:

név* azonosítás
telefonszám* kapcsolattartás
e-mail cím kapcsolattartás
időpont* alkalmassági vizsgálat időpontjának meghatározásához szükséges teszt eredménye adott pozíció betöltésének elbírálása

5. Az adatkezelés célja a jogviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges szakmai alkalmasság (kompetenciák) felmérése.

6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő:

a. Adatkezelő érdekmérlegelési teszt alapján kiválasztja az adott pozíció betöltéséhez kapcsolódó alkalmassági vizsgálatok, tesztek közül azt/azokat, amely/amelyek a leginkább alkalmas/alkalmasak arra, hogy kizárólag a szakmai alkalmasságot vizsgálja/vizsgálják.

b. Adatkezelő kéri az érintettek kifejezetten, előzetes, írásbeli önkéntes hozzájárulását az alkalmassági vizsgálaton, teszten történő részvételhez.

a. Az alkalmassági vizsgálat, teszt eredményeit az Adatkezelő e feladattal megbízott Munkatársa értékeli ki.

c. Az érintett dönthet úgy, hogy a teszt eredményét és egyéb adatait az Adatkezelő törölje, vagy érintett élhet egyéb jogaival is. Adatkezelő az érintett kérésének megfelelően jár el.

7. Adatkezelés időtartama:

a. érintett kérésére törlésig, vagy

b. amennyiben az érintett nem nyer felvételt az Adatkezelőhöz, de hozzájárul adatainak további tárolásához, akkor a hozzájárulásban meghatározott határideig, vagy

c. ha érintett Munkatárssá válik, akkor a jogviszonyból eredő jogok és kötelezettségek érvényesíthetőségének elévüléséig tart.

8. Az adatkezelés módja: elektronikusan és/vagy papír alapon, manuálisan történik.

9. Adatok forrása: közvetlenül az érintettől.

10. Adatközlés: harmadik fél számára nem kerül közlésre.

11. Szervezési és technikai intézkedések a kezelt adatok védelme érdekében: lásd külön fejezetben.

12. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás: az adatkezelés kapcsán ilyen nem történik.

13. A *-gal jelölt adatokkal kapcsolatban az Adatkezelő felhívja a figyelmet arra, hogy amennyiben az érintett azokat az Adatkezelő számára nem szolgáltatja, úgy az Adatkezelő a szolgáltatás nyújtását (adatkezelést) megtagadja